Formation : Conduire des réunions à distance engageantes  

Les différences entre réunion présentielle et réunion distancielle

• Les freins d’ordre technique pour les participants.
• La nécessité de tenir l’attention des participants pour éviter la dispersion (mails, sms…)
• Le dosage entre apport animateur et échanges entre participants.
• Les méthodes d’animation spécifiques au distanciel pour organiser la participation.
• La posture de l’animateur en réunion à distance ou hybride
• Comment favoriser l’établissement d’une vraie dynamique de groupe favorable à l’efficacité d’une réunion 

Séquencer et scénariser la démarche d’une réunion

• Calibrer la durée de la formation à distance grâce au TOPPP (Thématique, Objectif, Public, Programmation, Plan)
• Définir le nombre de participants minimum et maximum
• Identifier les séquences de réunion participative et/ou descendante
• Identifier les ressources nécessaires, formaliser les activités de type brainstorming ou d’ateliers
• Organiser le plan général de la réunion et rythmer son timing
• Formaliser la scénarisation d’une réunion ou d’une présentation

Avant le démarrage de la réunion distancielle

• Organiser son espace physique
• Organiser son espace virtuel

Accueillir les participants

• Comment faire patienter les premiers arrivés
• Comment rassurer sur les aspects techniques
• Comment gérer les retardataires
• Les premières diapositives pour faciliter l’accès

Animer les séquences de réunion scénarisées

• Quelles consignes donner aux participants pour les tenir en attention, susciter l’envie et la curiosité.
• Le rôle de l’animateur, comment répartir la parole.
• Les astuces pour faciliter la participation.
• L’utilisation du chat pour organiser les échanges.
• Gérer les situations d’animation difficiles spécifiques aux réunions dictancielles 

1. Savoir susciter l'interaction entre les participants
2. Utiliser les outils de communication numériques
3. Construire une réunion présentielle et distancielle
4. Savoir utiliser klaxoon et les autres outils de communication